Memberi arahan yang jelas merupakan satu tindakan yang dianggap mudah, tetapi mencabar sebenarnya. Keadaan ini berlaku di dalam persekitaran kerja. Arahan akan bertukar menjadi tanggapan, menokok tambah, & pilihan yang tidak diperlukaj jika gagal fahami betul-betul. Jadi, pemberi arahan haruslah peka dengan arahan yang diberi dan tidak menyalahkan pekerja semata-mata.
1) Jangan Anggap Para Pekerja Memahami Maksud Arahan Anda Sepenuhnya.
Ya. Anda harus standby untuk difollow up oleh para pekerja anda. Jika anda menganggap mereka faham arahan sepenuhnya, anda melakukan kesalahan besar. Harus diingatkan yang pekerja anda bukan boleh membaca minda anda 100%. Kesalahan tetap akan dilakukan apatah lagi arahan itu melibatkan pelbagai peringkat department.
2) Biar Jelas dan Spesifik
Gunakan ayat yang ringkas, padat dan difahami. Jangan menggunakan ayat bebelan dan ayat berbunga terutama sekali dalam email atau surat. Nyatakan dengan jelas apabila melibatkan angka contohnya nombor siri, nombor item, alamat rumah, dan lain-lain.
Salah : "Salmah, awak tolong hantar surat ni kepada bahagian eksekutif department"
Betul : "Salmah, awak tolong hantar surat ni kepada bahagian eksekutif department, hantar pada Encik Hilmi dan CC kepada yang lain di department itu. Senang saya nak follow up dengan wakil".
----------------------------------------------------Anda memasang impian untuk kerja kerajaan? Dapatkan Panduan Terbaru! Klik SINI.
-----------------------------------------------------
3) Beri Jangka Masa (Time Frame)
Berikan jangka masa untuk pekerja menyiapkan tugasan. Perkataan 'nanti' membawa maksud yang subjektif antara pekerja.
Salah: "Ramlah, nanti awak hantar bungkusan ni kepada Amran"
Betul: "Ramlah, pukul 1petang awak hantar bungkusan ni kepada Amran. Pesan pada dia yang saya nak follow up dengan dia sebelum pukul 4 petang."
4) Beri alternatif arahan
Ada arahan yang tidak boleh ditunaikan. Oleh itu, anda harus memberi arahan alternatif kepada pekerja anda.
Contoh: "Ronny, awak set kan appointment saya dengan Mak Bedah Andam pukul 3 petang. Kalau tak jadi, awak set masa kepada pukul 6 petang".
Maka, sikap sabar dalam memberi arahan haruslah ada dalam setiap pekerja. Terutamanya pihak pengurusan. Anda tidak boleh goyang kaki sahaja dan mengharapkan 100% siap hasil arahan pertama tanpa sebarang follow up daripada anda. Sepanjang proses itu, anda perlu turun padang follow up. Itu lah cabarannya di dunia pekerjaan.
Mahu Kerja Kerajaan?
Dapatkan Panduan Terbaru.
0 comments:
Post a Comment